ソツナク契約 利用条件・データの扱い

本文書は、当社が「ソツナク」の各アプリの一つとして提供する、契約書の管理（契約の台帳・期限の管理等）のクラウドサービス「ソツナク契約」の利用に適用されます。

1. 本文書は、利用規約第1条第2項に定める各アプリの利用条件に当たり、利用規約と一体をなすものです。利用者は、ポータルで本アプリの利用を開始する際に、本文書に同意するものとします。
2. 本文書の定めと利用規約の定めが異なる場合には、本アプリの利用については、本文書の定めが優先して適用されます。
3. 本アプリにおける情報の取扱いについては、プライバシーポリシーのほか、本文書の定めによります。本文書に定めのない事項は、利用規約及びプライバシーポリシーの定めによります。

• 契約書のファイルの登録（AI による契約書の読み取りを含みます）と、契約の台帳（一覧・状態・関連する契約・取引先ごとの表示）
• 契約書のファイルの差し替え、変更の履歴の表示、契約の終了の記録
• 契約書の本文の全文の検索
• 契約の期限（解約の申し入れの期限・満了日等）の表示と、期限のお知らせの電子メール
• 契約の台帳のCSVでの書き出し、及び本アプリのデータの一括の書き出し
• 複数の契約書のファイルのまとめて登録（アップロードしたファイルを登録待ちとして預かり、確認のうえ契約として登録します）

AI による読み取りは、本アプリのプランごとに当社が定める月ごとの回数の範囲で利用できます。回数の上限に達したあとも、項目を手で入力して登録できます。読み取れなかった場合は、回数に数えません。

本アプリは、情報の種類によって保存場所を分けています。

1. Google（Googleドライブ）：契約書のファイルの保存先として、利用者ご自身のGoogleドライブを利用します。ファイルは、当社のサーバーではなく、利用者ご自身のGoogleドライブに保存されます。全文の検索の際は、検索の語をGoogleドライブに送ります。本アプリがGoogleドライブについて受ける権限は、drive.fileの権限（本サービス〔ポータル及び各アプリ〕が作成したファイル、及び利用者が本サービスを通じて選んだフォルダ・ファイルのみにアクセスし、ドライブ内の他のファイルにはアクセスしません）に限ります。本アプリは、この権限により、ファイルの保存・表示のほか、名前の変更、フォルダの移動、ごみ箱への移動及び削除を行います。Googleドライブとの連携は会社ごとに1つで、ポータル及び各アプリが同じ連携を使います。なお、連携したGoogleアカウントを見分けるため、そのメールアドレス等も受け取ります。全文の検索の結果は、本アプリに登録された契約書のファイルに限って表示します。
2. Anthropic, PBC（AI による読み取り）：契約書の内容をAI により自動で読み取る機能のため、読み取るファイル（PDF・画像）と、読み取りのための指示（利用者の会社名及び別名、並びに利用者が登録したラベルの名前を含みます）を送信します。送信したファイルについて当社側での保存は行いません。同社の商用の規約では、APIで送信した内容は、原則としてモデルの学習に使われず、一定の期間の後に削除される取扱いとされています（詳細は同社の規約・方針によります）。
3. Resend（Plus Five Five, Inc.。電子メールの送信）：期限のお知らせの電子メールの宛先、件名及び本文を送信します。
4. Supabase（データベース）：本アプリのデータベース（契約の情報等）のホスティングに利用します。データベースの実行リージョンは東京を指定しています。
5. 本アプリで入力・アップロードする契約書等には、契約の相手方の担当者・代表者等、利用者以外の方に関する個人データが含まれる場合があります。これらの外国にある事業者への提供を含む取扱いは、プライバシーポリシーの定めによります。

1. 本アプリは、契約期間の定めのある契約の、解約の申し入れの期限、及び自動更新でない契約の満了日について、期限の30日前及び7日前を目安に、お知らせの電子メールをお送りします。また、期限が近く確認済みでない契約があるときは、毎週月曜日に、そのまとめをお送りします。期限を確認済みにした契約、及び終了した契約（終了予定の契約を含みます）等は、お知らせの対象になりません。
2. お知らせの宛先は、利用者の会社のオーナー及び管理者のうち、本アプリを利用できる方の電子メールアドレスです。
3. お知らせ及びまとめは、本アプリの設定の画面で、それぞれ送らないようにすることができます。

1. 本アプリに入力・登録される契約日、契約期間、自動更新、解約の申し入れの期限、金額等の一切のデータ（AI による自動読み取りの結果、及び利用者による手入力の結果を含みます）について、その正確性の最終確認及び確定は、常に利用者ご自身の責任において行っていただく必要があります。
2. 契約の更新・解約の判断、及び相手方への解約・更新拒絶の申し入れは、契約書の原本の定めに基づき、利用者ご自身の責任において行ってください。期限のお知らせの電子メールは、利用者による期限の管理を補助するものです。
3. 契約書のファイルは利用者ご自身のGoogleドライブに保存されます。Googleドライブ上でファイルを削除した場合等には、本アプリからそのファイルを表示できなくなり、また、ごみ箱にあるファイルは全文の検索の対象になりませんので、利用者ご自身の責任において管理してください。
4. 契約書その他の書類については、法令により利用者ご自身に一定期間の保存義務が課される場合があります。本アプリは当該保存義務を代替するものではありません。退会前に必ず、契約の台帳のCSV及び本アプリのデータの一括の書き出しを利用し、自己の責任で必要なデータを保存してください。
5. 契約の内容のうち特に機密性の高い情報を、契約の名称、要約、メモ、条項の要約、ラベル等の入力欄に入力するかどうかは、利用者ご自身の判断と責任において決めてください。入力欄の内容はデータベースに保存され、本アプリの一覧での絞り込み及び契約の台帳のCSVの対象となります。また、契約の名称及び取引先の名称は、期限のお知らせの電子メール（個別のお知らせでは件名及び本文、毎週のまとめでは本文）に含まれ、ラベルの名前はAI による読み取りの際にAnthropic, PBCへ送信する指示に含まれます。なお、要約等の欄には、AI による読み取りの結果が自動で入ることがあります。

1. 本アプリは、AI（人工知能）による契約書の読み取り機能を提供しますが、その読み取り結果の正確性を保証するものではありません。
2. 期限のお知らせの電子メールは、登録された契約の情報に基づいて送信するものであり、当社は、通信の状況等によりお知らせが届かず、または遅れることがないことを保証するものではありません。
3. 当社は、AI による読み取り結果の誤り、利用者による入力・確認の誤り、期限のお知らせの電子メールの不着・遅延、またはこれらに起因する解約・更新拒絶の申し入れの期限の経過、契約の自動更新等について生じた損害について、当社に故意または重過失がある場合を除き、一切の責任を負いません。
4. 本アプリは、あくまで利用者の契約書の管理を支援するためのツールであり、法務・税務・会計上の専門的な助言を提供するものではありません。個別の契約の解釈等については、弁護士等の専門家にご確認ください。